Projekte im eGovernment: agil oder klassisch, ist beides richtig?
Erfahrungsbericht von zwei Consultants der linkyard ag, die verschiedene agile Rollen bekleiden.
In der öffentlichen Verwaltung scheint es zwei Projektmethoden zu geben die sich im Anschein nach diametral entgegenstehen. Die seit einiger Zeit aufkommenden agilen Projektmethodiken / Produkteorganisationen und die historisch gewachsene klassische Projektmethodiken, wie zum Beispiel HERMES. Im folgenden Blogpost werden Neil und Raji seitens der linkyard, die beiden Methoden im Kontext zur öffentlichen Verwaltung vorstellen, ihre Erfahrungen beschreiben, die Vor- sowie die Nachteile aus ihrer Sicht abwägen und die hybride Form als allfälligen Kompromiss aufzeigen, wie es auch HERMES 5 versucht eine Brücke zwischen klassisch und agil zu schlagen.
Die klassische Projektmethode (auch als Waterfall-Modell bekannt) ist ein sequentielles Prozessmodell, bei dem jede Phase eines Projekts vor der Fortsetzung zur nächsten abgeschlossen sein muss. Diese Methode eignet sich gut für Projekte mit einem bekannten Umfang und einer vorab definierten Vorgehensweise. Die agile Projektmethode hat ein iterativer Ansatz, bei dem das Projekt in kurzen Iterationen (auch als Sprints bezeichnet) entwickelt wird. Diese Methode eignet sich gut für Projekte mit hoher Unsicherheit oder sich schnell ändernden Anforderungen. Die agile Projektmethode legt den Fokus auf Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und enge Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern. Das Hauptziel ist es möglichst schnell einen fassbaren Mehrwert zu generieren. Zusammenfassend kann man sagen, dass das klassische Modell einen top-down Ansatz verfolgt, während das agile Modell einen bottom-up Ansatz zugrunde liegt.
In der öffentlichen Verwaltung ist die Anwendung der agilen Projektmethode eine Herausforderung, da die öffentlichen Verwaltungen oft von Regeln, Vorschriften und politischer Einflussnahme geprägt sind. Trotzdem gibt es immer mehr Bemühungen, agile Methoden in der öffentlichen Verwaltung einzuführen, um schneller Resultate zu generieren und die Komplexität zu verringern. Agile Methoden können auch dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern zu verbessern, was zu einer besseren Akzeptanz und Umsetzung führen kann.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass agile Methoden nicht für alle Projekte in der öffentlichen Verwaltung geeignet sind und eine gründliche Bewertung erforderlich ist, um zu entscheiden. Es ist auch wichtig, agile Frameworks an die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung anzupassen, um damit erfolgreich zu sein.
Im Zuge der organisationalen Transformation in der Öffentlichen Verwaltung konnte linkyard teil von verschiedenen agile Vorhaben und Projekten sein. Angewandte Projektmethodiken mit denen sie arbeiten oder gearbeitet haben waren zum Beispiel Nexus, SAFe, Scrum, Kanban, Scrumban aber auch klassische wie HERMES und auch Hybride Projektmethodiken. Bei unseren Mandaten für die öffentlichen Verwaltung, sind uns vor allem folgende Herausforderungen bei der Anwendung agiler Projektmethoden aufgefallen:
- Regulierungen und Vorschriften: Es gibt es oft viele Vorschriften und Regulierungen, die eine enge Planung und Vorhersagbarkeit erfordern. Agile Methoden, die auf Flexibilität und Anpassbarkeit ausgelegt sind, können schwierig an diese Anforderungen angepasst werden.
- Kultur und Mindset: Der Vorteil an der klassischen Methodik wie HERMES ist genau das sie seit Jahrzehnten etabliert und so unzähligen Organisationen und Mitarbeitenden bekannt war. Auch konnte diese allgemeine Projektmethodik auf das jeweilige Aufgabenfeld eines Bundesamt spezifiziert werden. Dies ist in der Privatwirtschaft nicht anders, ein Finanzdienstleister hat andere Anforderungen als ein Industriekonzern. Die Aufgabenfelder der verschiedenen Bundesämter unterscheiden sich ähnlich stark wie im vorher genannten Beispiel, somit ist die Umsetzung von einer agilen Transformation in den verschiedenen Bereichen des eGovernment sehr komplex. Die Einführung agiler Methoden in einer traditionellen Umgebung kann eine Herausforderung für die bestehende Organisation und Mitarbeiter sein, da das Verständnis für die Agilität eine Kulturänderung im Unternehmen erfordert. Eine zusätzliche Herausforderung ist die Führungskultur der Servant-Leadership, die durch facilitation auf Selbstorganisation setzt und sich nicht durch Kontrolle auszeichnet. Hermes zielt auf klare Freigaben ab, so kann die Nachvollziehbarkeit erhöht werden, wann von wem welche Entscheidung getroffen wurde, doch ist der Dokumentationsaufwand sehr hoch für alle Teilnehmer.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Agiles Projektmanagement erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und Stakeholdern. In einer öffentlichen Verwaltung mit vielen Abteilungen und Interessensgruppen kann es schwierig sein, alle notwendigen Parteien auf einer gemeinsamen Plattform zu vereinen. Auch ist es externen Mitarbeitenden oft durch restriktive Vertragsbedingungen (WTO's) nicht erlaubt flexibel in anderen Teams mitzuwirken.
- Bewertung und Messung der eingesetzten Ressourcen: In der öffentlichen Verwaltung ist es wichtig, den Erfolg von Projekten messen zu können, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. HERMES wurde als Projektmethode genau auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung abgestimmt. Agile Projekte bedürfen andere Messinstrumente. Es müssen Prozesse erarbeitet werden, damit die Stakeholder und die übergeordneten Verantwortlichen die neue Messbarkeit verstehen und ermitteln können. So könnte man auch in agilen Projekten eingesetzte Ressourcen für externe Prüfer nachvollziehbar nachweisen falls der Aufwand nicht zu hoch ist.
Trotz dieser Herausforderungen kann die Anwendung agiler Projektmethoden in der öffentlichen Verwaltung zu einer besseren Effizienz, Effektivität und Zufriedenheit der Benutzer führen, wenn sie sorgfältig geplant und umgesetzt wird. Die öffentliche Verwaltung kann insbesondere in diesen Bereichen Vorteile mit der agilen Projektmethode aufzeigen:
- Anpassbarkeit: Agile Methoden ermöglichen es, schnell auf Veränderungen und Herausforderungen zu reagieren, die während des Projekts auftreten können.
- Benutzerbeteiligung: Agile Projekte setzen auf enge Zusammenarbeit und Feedback der Benutzer, was zu besseren Ergebnissen und höherer Benutzerzufriedenheit führen kann.
- Transparenz und Kommunikation: Agile Prozesse fördern eine offene und transparente Kommunikation zwischen allen Stakeholdern, was die Zusammenarbeit verbessert und Probleme frühzeitig identifiziert.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Agile Prozesse können leicht an die Bedürfnisse jedes Projekts angepasst werden und bieten eine flexible Struktur, die sich an die Bedürfnisse des Teams und der Benutzer anpassen kann.
Damit diese Vorteile voll zum Zug kommen können müssen gewisse Faktoren gewährleistet sein:
- Unternehmenskultur akzeptiert und fördert agile Prinzipien: Nur wenn die Unternehmenskultur die agile Prinzipien vollständig übernimmt und ihre Prozesse danach ausrichtet, können auch die Mitarbeitenden produktiv sein. Administrative Prozesse, die zu eGovernment gehörten wie Audits und Reports sollten darauf ausgerichtet sein, dass sie für die Teams möglichst kleine Aufwände generieren.
- Commitment des Management: Wenn das Management in die agilen Meetings eingeladen wird, um die Zielsetzung zu bestimmen oder die Zielerreichung abzunehmen, dann sollten sie sich aktiv einbringen. Servant-Leadership heisst, dass die Teams sich selbst organisieren wie sie Ziele erreichen, doch das Management muss klare Vorgaben geben, was erreicht werden muss und wie man Vorgehen sollte, wenn Ziele nicht erreicht werden können. So unterstützen die Teams in der agilen Projektführung. Zum Beispiel klare Akzeptanzkriterien durch das Management zur Abnahme von Zielen können die Nachvollziehbarkeit und Transparenz gewährleisten ob Ziele erreicht werden.
- Schulungen zur Unterstützung des agilen Mindsets: Die Mitarbeiter der Verwaltung müssen geschult und trainiert werden, um agilen Methoden zu verstehen und effektiv anzuwenden. Dies ist besonders wichtig, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Methodik nach Vorhaben ausrichten
Diese Abwägungen führen uns zum Schluss, dass es für beide Projektmethodiken Vor- sowie Nachteile gibt und daher sollte man die Methodik nach dem Projektvorhaben ausrichten. Je nach Projekt kann eine klassische oder agile Umsetzung sinnvoller sein. Doch ein Projekt muss nicht zwingend nur klassisch oder agil durchgeführt werden. Es können auch hybride Formen in Betracht gezogen werden. Zum Beispiel für die Initialisierung klassisch und ab Konzeptphase bis Einführung agil. Wie es z.B. HERMES auch vorsieht. Die richtige Methodik kann sich massgebend auf den Erfolg des Projektes auswirken.
Die Zukunft der agilen Projektmethode in der öffentlichen Verwaltung ist vielversprechend, aber es bleibt abzuwarten, wie sich die Anwendung agiler Methoden in diesem Bereich weiterentwickeln wird. Einige Experten prognostizieren, dass agile Prozesse in der öffentlichen Verwaltung in Zukunft noch häufiger eingesetzt werden, da sie eine bessere Anpassbarkeit und Flexibilität ermöglichen und die Bedürfnisse von Benutzern und Stakeholdern besser berücksichtigen. Allerdings wird auch erwartet, dass die Herausforderungen, denen sich die öffentliche Verwaltung bei der Anwendung agiler Methoden gegenübersieht, weiterhin bestehen bleiben, insbesondere im Hinblick auf Regulierungen, Vorschriften und Controlling. Insgesamt kann man sagen, dass die Zukunft agiler Prozesse in der öffentlichen Verwaltung von der Fähigkeit abhängt, die Herausforderungen zu überwinden und die Vorteile zu nutzen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Oder aber je nach Projekt abzuwägen ob eine Projektmethodik oder eine Hybride Form eingesetzt werden sollte. Um optimal entscheiden zu können welche Methodik angewandt werden soll, muss man in den Fundamenten von agilen und klassischen Frameworks entsprechend gut ausgebildet sein. Um hier auf dem neusten Stand zu bleiben baut linkyard seine SAFe Schulungskapazitäten laufend aus, damit das Wissen durch Kurse direkt an den Kunden weitergegeben werden können. Durch die Einführung von einer völlig neuen Projektmethodik und ganz neuen Rollen mit neuem Führungsverständnis ist der Anpassungsbedarf entsprechend hoch und ist noch lange nicht vorbei. linkyard kann durch die diversen Erfahrungen seiner Mitarbeitenden und Ausbildungsangebote seine Kunden auf unterschiedlichste Weise unterstützen. Kontaktieren Sie uns!
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