Systematik in das Projekt- und Portfoliomanagement bringen

Eine leistungsfähige Projektmanagement-Kultur etablieren und mit Methoden, Prozessen und Werkzeugen unterstützen
ktes

Was zu Beginn immer wie ein schön linear durchgeplantes Vorhaben aussieht... verändert sich während der Projektdurchführung regelmässig. Je komplexer das Projekt in technischer oder sozialer Dimension ist, desto mehr Risiken und Überraschungen warten auf die Beteiligten unterwegs. Wie schaffen wir reproduzierbaren Projekterfolg in allen Projekten der Organisation, und das nicht nur in einem Projekt?

Angesichts dessen, dass sich die meisten Organisationen aktuell intensiv mit der Digitalisierung befassen und viele strategische Initiativen bearbeiten, wird das Portfoliomanagement und das Projektmanagement oft kläglich mit effektiven Prozessen und Werkzeugen unterstützt. Doch ohne angemessene Planung und Priorisierung, die effiziente Arbeitsorganisation sowie ein transparentes Controlling bestehen bedeutende Risiken, dass getätigte Investitionen nur ungenügend Wirkung entfalten. Auch die Agilisierung (SAFe, Scrum usw.) und Verteilung von Aufgaben in dezentralen Teams (zentrale Beschaffung, multifunktionale Projektarbeit usw.) erfordert mehr Systematik und Disziplin.

Die drei Säulen einer erfolgreichen Projektmanagement-Kultur

Welche Aspekte sind zentral für eine optimale Wirkungsentfaltung? Aus unserer Sicht können diese in drei Punkte zusammengefasst werden:

  1. Aufbau und Weiterentwicklung einer konstruktiven Veränderungskultur und der dazu notwendigen Fähigkeiten (Knowledge Management mit individuellem und organisationalem Lernen).
  2. Zielgerichtete Steuerung, Priorisierung und wirksames Controlling über die strategischen Initiativen.
  3. Einführung und Nutzung von effizienten und transparenten Werkzeugen und Methoden für die Projektsteuerung und -abwicklung.

Projekt- & Portfoliomanagement

Risikomanagement
Elektronischer Statusbericht
Budgetplanung
In vielen Organisationen basiert kaum ein Bereich des Projektwesens mehr auf selbstgebastelten Excel-Spreadsheets und nicht weiter elektronisch auswertbaren Wordberichten als die Schnittstelle des Projekts in Portfoliomanagement.

Das Motto zur Verbesserung der Effektivität auf Stufe Portfoliomanagement lautet: Übersicht und Transparenz schaffen. Wo laufen welche Projekte mit welchen Zielen und terminierten Schlüsselergebnissen? Zahlen die bereitgestellten Ressourcen wirklich auf die als Schwerpunkte festgelegten, strategischen Initiativen ein? Wo befinden sich die Hauptrisiken des Portfolios?

Mit relativ wenigen, aber systematisch gepflegten und rapportierten Daten zu den Projekten, lässt sich sehr rasch Licht ins Dunkel bringen.

Agile Abwicklung

Agiles Roadmapping
Agile Prozessoptimierung
Skalierte Agilität mit SAFe
Agile Methoden versprechen eine höhere Effizienz und Effektivität bei der Projektabwicklung. Scrum und Kanban haben sich besonders im Projektmanagement bei der Entwicklung von Softwarelösungen als Standardmethoden weltweit bewährt und sind nicht mehr wegzudenken. Das erfolgreiche Leben der Agilität bedingt jedoch wesentlich mehr Systematik und Disziplin. Insbesondere in drei Handlungsfeldern besteht in vielen Organisationen der Bedarf zur Weiterentwicklung:

  1. Die Skalierung der Agilität von einem einzelnen Team hinauf auf grosse Vorhaben sowie die Organisation als Ganzes.
  2. Die Einbettung agiler Programme in die übergeordnete Governance der Organisation.
  3. Die bessere Integration von Entwicklungs- und Betriebsabläufen mittels DevOps-Technologien und Microservice-Organisationen.
Die Entwicklung in diesem Themenbereich verläuft sehr dynamisch und es stehen heute wesentlich bessere Werkzeuge zur Verfügung als noch vor 1-2 Jahren. Es lohnt sich daher regelmässig moderne Lösungsansätze zu prüfen und auf ihre nachhaltige Wirkung zu bewerten.

Klassische Projektabwicklung

Gantt-Planung
Controlling mit der Earned Value Analyse
Modernes Requirements Engineering
Auch wenn alle Welt von Agil spricht: klassische Projektmanagement-Methoden haben nicht ausgedient. Besonders wenn die Arbeitsschritte für ein Vorhaben voraussichtlich relativ solide durchgeplant werden können und wenig Überraschungen während des Projekts zu erwarten sind, sind klassische Projektmanagement-Methoden weiterhin absolut sinnvoll. Sehr oft ist auch ein hybrides Projektvorgehen zielführend, in der beispielsweise die IT-Projektbestandteile agil realisiert werden und die organisatorische Weiterentwicklung (z.B. Prozessanpassungen, Abteilungs-Restrukturierungen usw.) klassisch geplant und umgesetzt werden.

Die Methodik in klassischen Projekten hat sich vielerorts bewährt und entwickelt sich nicht mehr so dynamisch weiter. Wesentlich ist jedoch weiterhin die korrekte und angemessene Anwendung dieser Methoden. Zu viele Projekte sind in der Vergangenheit nicht an der falschen Methodik, sondern an nicht ausreichend ausgebildeten Projektleitenden und Auftraggebenden gescheitert. Ausgedient haben aus unserer Sicht ausserdem veraltete Werkzeuge wie Word-basierte Spezifikationen, welche nach der Entgegennahme von Reviewfeedback mühselig von Hand wieder zusammengeführt werden müssen, Projektpläne, welche sich nicht bei Erledigung von Aufgaben durch die Projektmitarbeitenden selbstständig aktualisieren oder ungenügende Schätzverfahren und fehlende Leistungszeiterfassung im Projekt.

Wie können wir helfen?

Die meisten Organisationen haben ungenutztes Verbesserungspotential im Projektwesen. Oft lässt sich dieses Potential nicht nur durch isolierte Massnahmen wie nur eine Methodik-Schulung alleine lösen, sondern bedingt ein gesamtheitliches Vorgehen. linkyard als Spezialistin im Management von Veränderungs- und IT-Projekten ist bestens geeignet um Kunden mit Leistungen in folgenden Bereichen zu unterstützen:

  1. Einführung von Prozessen und Verfahren im Projektmangement und der Projekt-Governance.
  2. Schulung von Führungskräften und Projektmitarbeitenden.
  3. Bereitstellen von erfahrenen externen Projektleitenden und Business Analysten.
  4. Bereitstellung, Adaptierung und Betrieb von Tools für die Projektarbeit.
  5. Coaching, Projektbegleitung und externes Controlling.

Artikel zu diesem Thema

Dein Kontakt

Stefan Haller | Managing Partner