Fundierte Aufwandschätzungen mit Quantum::Estimation für Jira

Kernrisiko in Softwareprojekten: falsch bestimmter Zeit- und Arbeitsaufwand

Ein Hauptrisiko in Softwareprojekten stellen fehlerhafte Schätzungen zum Zeit- und Arbeitsaufwand dar. Kein Wunder listen Tom DeMarco und Timothy Lister dies im Buch "Bärentango - Mit Risikomanagement Projekte zum Erfolg führen" (Hinweis für Übersetzung, in Englisch: Waltzing with Bears: Managing Risk on Software Projects) gleich als erster Punkt in ihren 5 Kernrisiken. Doch wieso werden so viele Projekte falsch geschätzt?

Mehrere Gründe tragen hierzu bei:

  1. Bei der Identifizierung der notwendigen Aktivitäten im Projektstrukturplan ist die Wahrscheinlichkeit grösser, dass Arbeitsschritte vergessen gehen, die sich später als notwendig erweisen als dass Arbeiten berücksichtigt werden, die sich später als unnötig erweisen.
  2. Erste Schätzungen werden bereits sehr früh mit wenig fundiertem Wissensstand und Anforderungen von tiefer Qualität vorgenommen und danach trotz neuen Erkenntnissen nicht mehr aktualisiert.
  3. Schätzungen werden nur durch Einzelpersonen vorgenommen, erfolgen "aus dem Bauch" und werden nicht genügend fundiert hinterfragt.
  4. Gerade bei Projekten mit viel Management Attention kann die hohe Erwartungshaltung der Stakeholder das Schätzverfahren in Richtung Wunschdenken beeinflussen. Dies ist besonders dann der Fall, wenn das Schätzverfahren wenig fundiert durchgeführt und dokumentiert ist, womit es kaum nachvollziehbar ist.
  5. Die Auswahl des schlussendlich gewählten Schätzwerts aus dem Vertrauensintervall möglicher Resultate erfolgt unsystematisch oder mit einer Neigung zum Optimismus.
  6. Es existiert keine etablierte Feedbackschlaufe mit genügend detaillierter Auflösung um das Schätzverfahren aufgrund echter Erfahrungswerte im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsmanagements für die Zukunft zu Kalibrieren und so zu verbessern.

Angesichts der vielen Einflussfaktoren ist die ganzheitliche Behebung nicht trivial. Denn selbst mit ausgefeilten Schätzmethoden wie COCOMO II bleibt beispielsweise das Problem bestehen, dass schlicht der notwendige Umfang bereits unterschätzt wird, bevor der Algorithmus in Gang gesetzt wird. So kann sich der Schätzfehler auch einfach auf einen anderen Prozessschritt verlagern. Zudem steigt mit der Komplexität des Verfahrens auch der Ausbildungsbedarf.

Lohnt sich angesichts der Herausforderung eine Beschäftigung mit dem Thema überhaupt? Ja, unbedingt. DeMarco und Lister konnten anhand empirischen Methoden dieses Risiko soweit isolieren, dass alleine dieses Risiko in einem beliebigen Durchschnittsprojekt eine Projektverzögerung von über 30% gegenüber der ursprünglichen Planung zur Folge haben dürfte. Die Daten weisen dabei ein Ungleichgewicht in Richtung kleinere Projekte auf. Bei grösseren Projekten sind die Abweichungen in der Regel kleiner. Dabei dürfte eine Rolle spielen, dass angesichts der Grössenordnung ein systematischerer Schätzansatz gewählt wird und in längeren Projekten eher die Chance für eine Neujustierung der Planung besteht. Weniger Prozent Abweichung bei einem viel grösseren Volumen sind aber bei absoluter Betrachtung nicht weniger schlimm als grosse Abweichungen bei vielen kleinen Projekten.

Anwendung eines wissenschaftlichen Ansatzes

Viele Detailverbesserungen für bessere Schätzungen liegen auf der Hand und sind bekannt. Dennoch tun sich viele Teams schwer mit der Implementierung. Da die Qualität des Schätzverfahrens sich jedoch sehr gut quantifizieren lässt, bietet sich ein wissenschaftlicher Ansatz an:

  1. Arbeite mit Vertrauensintervallen und verfeinere bestehende Schätzungen basierend auf neuen Erkenntnissen.
  2. Bestimme die Qualität der Schätzungen und integriere entsprechende Key Performance Indicators (KPI) in die Prozesse.
  3. Trainiere und kalibriere dein Team um sie zu besseren Schätzern zu machen. Etabliere dazu Feedback-Loops.

Endlich ein Tool für präzisere Schätzungen

Mit der App Quantum::Estimation lässt sich der Schätzprozess neu direkt in Jira fundierter unterstützen. Durch Einsatz von fortgeschrittenen Methoden wie PERT und Intervallschätzungen lassen sich Unklarheiten lokalisieren und behandeln und das Vertrauen in die Schätzung Schritt für Schritt steigern.

Die App eignet sich für agile/lean Teams oder auch für verteilte Teams, die Remote zusammenarbeiten. Wer wann was schätzen soll oder bereits tat lässt sich individuell steuern und überwachen.

Alles gelöst?

Frei nach dem bekannten Motto "A fool with a tool is still a fool." ist festzuhalten: eine App für Jira zu kaufen ist ein einzelnes Puzzlestück, wenn auch ein sehr hilfreiches. Der volle Erfolg stellt sich jedoch nur ein, wenn die Implementierung im Prozess ganzheitlich und nachhaltig erfolgt. Entsprechend wichtig sind Begleitmassnahmen wie Trainings und die Verfeinerung des Qualitätsmanagements im Bereich der Schätzungen mit zweckmässigen Feedback-Loops, welche nicht nur schlecht lokalisierbare Pauschalbetrachtungen erlauben.

--

linkyard und der App-Hersteller Data Rocks pflegen eine gut eingespielte, vertrauensvolle und intensive Zusammenarbeit in einer Vielzahl gemeinsamer Projekte. Entsprechend sind wir gemeinsam in der Lage auch komplexe Herausforderungen anzugehen.